POLÍTICA DE COMPLIANCE
OBJETIVO
Esta Política tem o objetivo de estabelecer as funções e atribuições da prática de temas de Compliance para todos os níveis de hierarquia da BESTFER, demonstrando a importância de agir em conformidade com as regras do Código de Ética e Conduta, da Política Antissuborno, Procedimentos e demais Documentos da organização, bem como, com as obrigações e requisitos de Compliance e legislações aplicáveis às atividades desenvolvidas.
Esta Política deverá ser lida e interpretada juntamente com o Código de Ética e Conduta e seu conteúdo não substitui ou se sobrepõe a nenhum instrumento legal.
ABRANGÊNCIA
Esta Política aplica-se a todos os funcionários da BESTFER, bem como a qualquer outra pessoa ou entidade que trabalhe para ou em nome da BESTFER, localizada no Brasil ou no exterior.
Todas as Pessoas devem garantir que suas ações em nome da BESTFER atendam aos padrões de integridade proposto nesta política.
RESPONSABILIDADES
Diretoria: Aprovar a Política de Compliance; Assegurar a adequada gestão da política de conformidade na organiização; Assegurar a efetividade e a continuidade da aplicação da política de conformidade; Comunicar a política de conformidade a todos os colaboradores e prestadores de serviços terceirizados; Disseminar os padrões de integridade e conduta de ética e conduta; Garantir que medidas corretivas sejam tomadas quando falhas de conformidade forem identificadas; Prover os meios necessários para que as atividades relacionadas à função de conformidade sejam exercidas adequadamente; Avaliar e acompanhar a efetividade do gerenciamento de risco de Compliance.
Compliance Officer: Prestar suporte à Diretoria da organização a respeito da observância e da correta aplicação dos controles, inclusive mantendo-os informados sobre as atualizações relevantes em relação a tais itens; Auxiliar na informação e na capacitação de todos os empregados e dos prestadores de serviços terceirizados relevantes, em assuntos relativos à conformidade; apurar as denúncias recebidas provenientes da Canal de Denúncia;
Colaboradores: Cabe a todos os funcionários da BESTFER cumprirem as diretrizes estabelecidas neste documento; relatar ocorrências, não conformidades, preocupações de Compliance, problemas e falhas;
DEFINIÇÕES
Compliance: O termo Compliance significa o dever de estar em conformidade e fazer cumprir leis, decretos, regulamentos e normativos internos da empresa, e que, na hipótese de descumprimento, pode gerar sanções na esfera administrativa e penal.
DIRETRIZES
O Sistema de Gestão de Compliance respeitará as seguintes diretrizes, de modo a assegurar a sua efetividade:
a) Disseminação dos princípios e diretrizes do Código de Ética e Conduta por meio de elevados padrões de integridade e valores éticos, evidenciando a relevância da conformidade;
b) Proteção da reputação da BESTFER, mantendo a confiança de todas as partes interessadas e da sociedade em geral;
c) Existência de uma estrutura de Compliance dedicada a gerir o Sistema de Compliance da BESTFER de forma independente, autônoma e empoderada, provida com os recursos adequados, assegurando a isenção e imparcialidade do Programa de Compliance.
A presente Política visa alcançar os objetivos de Compliance, promovendo a integração da mesma, com as demais políticas de gerenciamento de riscos. Assim como, propõe o atendimento aos requisitos aplicáveis e o comprometimento com a melhoria contínua do Sistema de Gestão de Compliance.
Contratação de Fornecedores e Parceiros
Para a garantia da uniformidade do Programa de Compliance em todas as suas frentes, os fornecedores e parceiros deverão estar alinhados ao propósito e aos valores da BESTFER. Deste modo, nossa política de contratação se dará a partir do procedimento de Due Diligence, tendo por base o Código de Ética e Conduta.
Auditoria
O monitoramento das atividades relacionadas à gestão de riscos e também das iniciativas relacionadas ao Sistema de Compliance é de responsabilidade da Diretoria, junto ao Compliance Officer, e será feito de forma disciplinada, planejada e documentada, buscando identificar se o Sistema produz os efeitos desejados e se os planos de ação vêm sendo implementados. Todos os problemas identificados deverão ser priorizados e tratados (causas definidas, ações estabelecidas e acompanhamento da implantação e do resultado obtido). Tal monitoramento e oportunidades de melhoria serão reportados no mínimo anualmente à diretoria. Eventualmente, ou conforme a necessidade, a alta direção, por iniciativa própria ou por solicitação do Compliance Officer, poderá requerer uma auditoria no sistema, que será realizada interna ou externa à BESTFER.
CANAL DE DENÚNCIAS
O Canal de Denúncias da BESTFER, disponível em: bestfer.com.br, é aberto a todos os colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros da BESTFER, onde podem ser endereçados relatos, de forma anônima ou não, acerca de condutas que não estejam de acordo com o Sistema de Compliance da organização.
Todas as denúncias serão recebidas e registradas pelo Compliance Officer, responsável pelo canal, e avaliadas pela diretoria quanto à sua procedência ou não. Os relatos deverão assegurar o máximo de informação e evidências acerca da situação, especialmente as denúncias anônimas, de modo a garantir a viabilidade da investigação e resolução.
Não retaliação: A BESTFER encoraja o levantamento de preocupações, garante a confidencialidade de todo o processo e que não haverá qualquer tipo de retaliação ao denunciante de boa-fé, sob qualquer hipótese.
INVESTIGAÇÃO E CONSEQUÊNCIAS
Os principais objetivos da investigação são o esclarecimento dos fatos, a minimização dos riscos, a identificação de oportunidades de melhorias e a proteção da reputação e imagem da BESTFER e dos Colaboradores.
Todas as denúncias recebidas ou não pelo Canal de Denúncias, bem como quaisquer suspeitas de desvios ao Sistema de Compliance serão investigadas pelo Compliance Officer, conforme a gravidade e imediate.
A investigação terá caráter independente e se limitará aos fatos, determinando objetivamente se houve conduta imprópria ou não, quem estava envolvido e em quais circunstâncias. Com base no resultado apurado pelas investigações, o Compliance Officer deliberará, de forma imparcial e íntegra, as medidas a serem tomadas em relação ao contexto do relato, especialmente acerca dos agentes envolvidos, incluindo a aplicação de medidas disciplinares aos responsáveis, e às oportunidades de melhoria.
Os agentes responsáveis pelo desvio de conduta denunciado estarão sujeitos às seguintes medidas disciplinares, as quais considerarão a gravidade do ato, o eventual histórico de medidas aplicadas, os agravantes/atenuantes da situação e o dano causado:
advertência verbal;
advertência por escrito, caso já tenha havido aviso verbal;
suspensão de até trinta dias, proporcionalmente sem direito a salário; e
demissão por justa causa.
Independente da aplicação de tais medidas disciplinares, é facultado à BESTFER o ajuizamento da respectiva ação judicial civil e/ou criminal que assegure seus direitos.
A BESTFER poderá se reservar a não divulgar os detalhes e as decisões tomadas, decorrentes do processo de investigação, assegurando a confidencialidade da investigação e a proteção do denunciante de boa-fé.
FUNÇÃO COMPLIANCE OFFICER
A BESTFER nomeou como Compliance Officer, o colaborador Helio Andrade.
Esta função possui acesso direto ao Órgão Diretivo que atualmente é a Alta Direção, além de, possuir competência apropriada, independência e autoridade na função do sistema de Compliance.
Em caso de dúvidas sobre a percepção do atendimento a algum item desta política, o Compliance Officer ou a Diretoria devem ser comunicados, onde farão a análise e resposta ao funcionário.
Rio de Janeiro, 20 de setembro de 2022.